Кадровая отчётность: ответы на вопросы

Федеральная служба по труду и занятости в письме от 19.10.2021 № ПГ/30717-6-1 уточнила, когда нужно сдавать отчетность в Росстат, в частности форму № П-4, если срок ее сдачи приходится на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день.

В письме сотрудники ведомства напоминают, что статистическая форма № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» утверждена приказом Росстата от 24.07.2020 № 412. Документ также утвердил указания по заполнению данной формы федерального статистического наблюдения.

В пункте 2 указаний сообщается, что форму № П-4 нужно заполнить в такой срок, чтобы успеть представить его в территориальный орган Росстата по месту осуществления деятельности не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем (кварталом).

В случаях, когда крайний день сдачи приходится на выходной, праздничный или нерабочий день, то сдать отчет можно будет в ближайший следующий рабочий день.

Отчетность в Росстат — это просто, если вы используете решения компании Такском. Вы можете выбрать наиболее подходящий вам сервис: работающий из браузера, устанавливаемый на ПК или встраиваемый в 1С. Наша линейка тарифных планов разработана таким образом, чтобы любая организация (ИП) на любом налоговом режиме смогла подобрать выгодный тариф. Ознакомиться с нашими предложениями можно здесь, если нужна консультация специалиста — оставьте свой номер в заявке на сайте.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД на совместителя? ПФР сообщает, что да. Форму СЗВ-ТД сдают в ПФР при приеме, увольнении, переводе на другую постоянную работу сотрудника, а также при иных кадровых мероприятиях, в том числе при переименовании работодателя.

Совместители, как сотрудники, для кого данная работа является основной, работают по трудовому договору. Соответственно, для них равноценны те же кадровые события, что и для обычных сотрудников – об этом говорится в пункте 1.4 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п.  

Нюансы заполнения СЗВ-ТД на совместителя при приеме

Стоит начать с того, что согласно статье 282 ТК РФ, совместители бывают как внутренние, так и внешние. Внутренним совместителем называют сотрудника, выполняющего работы по совместительству у работодателя, у которого он занят на основной работе. То есть ваша компания является для него основным работодателем. Внешний совместитель же тот сотрудник, для которого основным местом работы является не ваша организация, а другая – для него работодателей несколько.

Прием на работу любого из них должен быть оформлен отдельным трудовым договором, также нужен отдельный приказ о приеме – об этом сообщает Минтруд в письме от 26.04.2017 N 14-2/В-357. 

Исходя из статьи 66 ТК РФ, работодатель, у которого совместитель работает по основному месту работы, делает запись в трудовой книжке сотрудника о его работе по совместительству при выполнении нескольких условий:

— Совместитель не отказался от ведения трудовой книжки на бумаге.

— Совместитель самостоятельно попросил работодателя внести соответствующую запись в его ТК.

Из этого делается вывод, что прием на работу совместителя проходит по тем же правилам, что и сотрудника, работающего по основному месту работы. Поэтому СЗВ-ТД подается на совместителя в общем порядке.

При этом по совместителю нужно кое-что добавить в форму отчета СЗВ-ТД. Так, согласно письму ПФР от 05.03.2020 N В-6181-19/10665-20, в графе № 4 формы укажите «совместитель» – например, в скобках сразу после наименования его должности.

Форму СЗВ-ТД, а также примеры заполнения СЗВ-ТД при разных ситуациях можно скачать с официального сайта ПФР.

Нюансы заполнения СЗВ-ТД на совместителя при увольнении или переводе на другую должность

При увольнении или переводе на другую работу СЗВ-ТД заполняется на совместителя аналогичным образом. Есть, однако, нюанс при заполнении СЗВ-ТД на внутреннего совместителя, если он решил расторгнуть все трудовые отношения с компанией, то есть уволиться с обоих мест работы.

В этом случае на такого сотрудника подается одна форма СЗВ-ТД, в которой отдельно указываются сведения об увольнении по каждому расторгнутому трудовому договору. Поэтому лишь в одной из строк формы (в графе № 4 «Трудовая функция (должность, профессия…), структурное подразделение») укажите «совместитель». В той строке, где идет речь о работе по основному трудовому договору, «совместитель» не указывайте.

Заполнение и отправка СЗВ-ТД на совместителя при его переходе на электронную трудовую книжку

Здесь есть некоторые отличия для внутренних и внешних совместителей.

Если внутренний совместитель выбрал электронную трудовую книжку, то подать на него СЗВ-ТД нужно единожды – как за основного сотрудника. Это логично: бессмысленно отправлять в ПФР две одинаковые формы, ведь если сотрудник перешел на ЭТК по одной должности, то автоматически перешел на этой формат ТК и по другой.

Если же внешний совместитель обратился к вам с заявлением о выборе ЭТК, то посоветуйте ему обратиться к его основному работодателю. Ответственность по внесению записи в бумажную трудовую книжку о выборе сотрудником ЭТК и выдаче бумажной ТК ему на руки несет именно основной работодатель. Кроме того, именно он должен направить в ПФР сведения о выборе сотрудником ЭТК – так гласят статья 66.1 ТК РФ и часть 3 статьи 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Заполнение и отправка СЗВ-ТД на совместителя при смене наименования организации

Еще один сложный вопрос – нужно ли заполнять и отправлять СЗВ-ТД по совместителям при переименовании работодателя?

ПФР отвечает, что да. Если ваша организация была переименована, СЗВ-ТД заполняйте и сдавайте по всем сотрудникам – основным и совместителям, причем как внутренним, так и внешним.

Кадровая отчетность – это легко

Сдавать форму СЗВ-ТД и другие формы отчетности в ПФР, а также в ФСС легко через сервисы компании Такском. Приобретая комплект «Кадровый», вы получаете решения под ключ для сотрудника отдела кадров:

— обмен документами с ПФР – для отправки формы СЗВ-ТД и другой отчетности;

— обмен документами с ФСС – для отчетности по электронным больничным листам и не только;

— система автоматической проверки на ошибки перед отправкой отчета;

— индивидуальный календарь кадровика, напоминающий о сроках сдачи отчетов;

— создание отчетов с использованием готовых шаблонов документов;

— гибкий интерфейс для максимального удобства использования.

Минтруд ответил на этот вопрос в письме от 19.05.2021 № 320н. Ведомство установило срок не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом если сам сотрудник подал заявление о выборе ЭТК менее чем за три рабочих дня до своего увольнения, то бумажная ТК должна быть выдана ему не позднее дня увольнения.

Из-за проводимой в России реформы по переходу на электронные трудовые книжки, сотрудники компаний получили возможность выбрать дальнейший вариант ведения ТК: остаться с бумажным экземпляром или полностью перевести сведения о своей трудовой деятельности в электронный вид.

Если сотрудник выбрал электронный формат ТК, с работодателя снимается ответственность за ведение и хранение бумажного варианта – он выдает его сотруднику на руки, и в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности по сотруднику ведутся в электронном виде.

При выдаче бумажной ТК следует заполнить информацию:

— в графе 1 «№ записи» указать порядковый номер записи;

— в графе 2 «Дата» указать дату выдачи бумажной ТК;

— в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» указать следующее: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

— в графе 4 «Наименование, дата и номер документа...» указать заявление сотрудника, а также дату и номер его регистрации.

Для заверения информации ставится подпись работодателя (лица, ответственного за ведение ТК) и печать работодателя (отдела кадров).

Что касается тех сотрудников, которые отказались от ЭТК и предпочли остаться с бумажной ТК, работодатели продолжат вести и хранить их бумажные ТК – кроме тех случаев, когда сотрудник впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года (тогда для него создается и ведется только ЭТК). При этом одновременно с ведением бумажной ТК, работодатели будут передавать сведения по таким сотрудникам и в электронном виде тоже. Поэтому этим же приказом № 320н Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения. Изменения вступят в силу уже 1 сентября текущего года. 

Ещё больше полезных и нужных материалов про трудовые книжки читайте здесь.

ПФР в письме от 16.04.2021 № Т-3586-16-02-204/4335 разъяснил актуальный для многих организаций вопрос, касаемый штрафов при сдаче уточненного отчета СЗВ-М.

Звучит он так: оштрафуют ли организацию, если она сама выявила ошибки в уже отправленной в ПФР форме СЗВ-М, а затем исправила ошибки и передала уточненную форму в течение 7 дней с момента отправки первичного отчета? При этом уточненная форма СЗВ-М была отправлена до получения уведомления о получении от фонда.

Согласно Постановлению от 22.04.2020 № 211н, инструкция о порядке ведения персонифицированного учета разрешает работодателю при самостоятельном обнаружении ошибок в уже отправленных отчетах СЗВ-М представлять уточненные сведения.

Тем не менее, здесь есть два варианта развития событий, в одном из которых работодателю не грозит никаких санкций, в другом – грозит штраф.

Так, если уточненные сведения были поданы до обнаружения ошибки ПФР, то санкции к работодателю применяться не будут. Если же в уточненной форме СЗВ-М работодатель укажет сведения о новых сотрудниках, в отношении которых сведения за этот же период ранее не были представлены вообще, а срок сдачи СЗВ-М уже истек, то ему выпишут штраф – по 500 рублей за каждого сотрудника, сведения о котором не были представлены в срок.

Отчетность в ПФР – легко с сервисами Такском

Сдавать отчеты СЗВ-М, уточненные СЗВ-М, а также другие формы отчетности в ПФР легко с сервисами компании Такском для электронного обмена документами с госорганами. Сдавать отчетность по сотрудникам вы сможете не только в Пенсионный фонд (в том числе и по электронным трудовым книжкам), но и в Фонд социального страхования (в т. ч. по электронным листам нетрудоспособности), а также в ряд других контролирующих органов: ФНС, Росстат, Росприроднадзор, Центробанк.

Все актуальные формы документов представлены в решениях компании Такском: вы можете не следить за обновлениями форм и форматов отчетности. Персональный календарь, встроенный в сервисы, напомнит о приближающихся сроках сдачи отчетов, а система автопроверки отчетов укажет на допущенные ошибки при заполнении.

Узнать подробнее о сервисах и ознакомиться с тарифами электронной отчетности можно здесь.