Сотрудник выбрал электронную трудовую: когда отдать бумажную?

Минтруд ответил на этот вопрос в письме от 19.05.2021 № 320н. Ведомство установило срок не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления от сотрудника о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК). При этом если сам сотрудник подал заявление о выборе ЭТК менее чем за три рабочих дня до своего увольнения, то бумажная ТК должна быть выдана ему не позднее дня увольнения.

Из-за проводимой в России реформы по переходу на электронные трудовые книжки, сотрудники компаний получили возможность выбрать дальнейший вариант ведения ТК: остаться с бумажным экземпляром или полностью перевести сведения о своей трудовой деятельности в электронный вид.

Если сотрудник выбрал электронный формат ТК, с работодателя снимается ответственность за ведение и хранение бумажного варианта – он выдает его сотруднику на руки, и в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности по сотруднику ведутся в электронном виде.

При выдаче бумажной ТК следует заполнить информацию:

— в графе 1 «№ записи» указать порядковый номер записи;

— в графе 2 «Дата» указать дату выдачи бумажной ТК;

— в графе 3 «Сведения о приеме на работу…» указать следующее: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

— в графе 4 «Наименование, дата и номер документа...» указать заявление сотрудника, а также дату и номер его регистрации.

Для заверения информации ставится подпись работодателя (лица, ответственного за ведение ТК) и печать работодателя (отдела кадров).

Что касается тех сотрудников, которые отказались от ЭТК и предпочли остаться с бумажной ТК, работодатели продолжат вести и хранить их бумажные ТК – кроме тех случаев, когда сотрудник впервые трудоустроился после 31 декабря 2020 года (тогда для него создается и ведется только ЭТК). При этом одновременно с ведением бумажной ТК, работодатели будут передавать сведения по таким сотрудникам и в электронном виде тоже. Поэтому этим же приказом № 320н Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения. Изменения вступят в силу уже 1 сентября текущего года. 

Ещё больше полезных и нужных материалов про трудовые книжки читайте здесь.