Как заключить и подписать договор в электронном виде

Существует несколько способов заключения договора, чтобы он имел юридическую силу. Документация может быть бумажной или электронной, а её форма – строгой (законодательно утверждённой) или свободной. Подписать бланк можно удалённо от руки или электронным способом (простой, неквалифицированной или квалифицированной электронной подписью), в зависимости от требований закона и договорённостей сторон.

Юридическая сила договора обеспечивается также такими параметрами, как его содержание и право подписантов заключать сделки.

Виды подписей

1. Рукописная. Подпись от руки должна быть идентифицируемой (напоминать фамилию и имя владельца), индивидуальной (не нужно копировать понравившиеся варианты), устойчивой к подделке (при этом не сложной для написания обладателем), разборчивой и в то же время быстрой в написании.
2. ПЭП (простая электронная). Её подвиды: логины и пароли для регистрации на интернет-ресурсах, цифровые коды из пуш-уведомлений приложений или смс. Официально можно оформить ПЭП на портале Госуслуг при наличии подтверждённой учётной записи. Ранее учётную запись можно было подтвердить только на Почте России, сейчас процедура упростилась до онлайн-идентификации в банке из утверждённого порталом списка (Сбербанк, Тинькофф, Альфабанк и другие). По-прежнему можно подтвердить свою личность на почте России, а также в отделении ЗАГСа или МФЦ.
3. УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). Получить её можно у операторов ЭДО, в личном кабинете налогоплательщика, в приложении «Госключ» от портала Госуслуг, в МФЦ.
4. УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Оформляется в аккредитованном удостоверяющем центре. В отличие от УНЭП, для подписания документов этим видом подписи предварительное согласование с другой стороной не нужно.

В некоторых случаях ЭЦП (электронную цифровую подпись) необходимо подтвердить машиночитаемой доверенностью, форматы которой также различаются. МЧД может понадобиться для подтверждения личности представителя ИП или организации при сдаче отчётности в госорганы, при подписании документов в системах ЭДО и участии в электронных торгах.

Юридическая сила электронного договора

Возможность заключения сделок дистанционно в электронном виде закреплена законодательно в статьях Гражданского и Трудового кодексов РФ, а также в законе «Об электронной подписи».

1. Гражданский кодекс, статья 434 закрепляет возможность заключения договора в электронной форме наряду с другими форматами, если такая форма закреплена законодательно, либо, если законом такое требование не установлено, но стороны об этом договорились.
2. Трудовой кодекс, ст. 312.1 и 312.2, фиксирует возможность заключения трудового договора и дополнительных соглашений с внештатным работником в электронном виде.
3. 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет правомочность документов, простой, квалифицированной и усиленной квалифицированной подписью.

Формализованные и неформализованные документы

В ЭДО есть несколько видов формализованных документов. Некоторые из них оформлять электронным способом обязательно, например, счета-фактуры и УПД, а для других допустима и бумажная форма (товарная накладная ТОРГ-12, акт приёмки работ). Для подачи отчётов в ФНС нужно оформлять бланки рекомендованного формата, в том числе для подтверждения расходов при расчёте налога на прибыль. Формализованные цифровые документы чаще всего сохраняются в формате XML, а неформализованные – в форматах doc, xlsx, jpg и pdf. Их можно сделать юридически значимыми с помощью УКЭП. При условии соглашения сторон ПЭП или НЭП тоже могут сделать договор юридически значимым. В соглашении должны быть прописаны требования к виду подписи, сведениям, формату и другие существенные условия. При соблюдении всех указанных требований сделка считается юридически значимой.

Перевозочные документы тоже можно составить в цифровом формате, например, ЭПЛ, ТН, заказ-наряд, сопроводительную ведомость, заказ-заявку, договор фрахтования.

На заметку! Сделки могут заключаться и в устной форме, по соглашению сторон, если это не противоречит законодательству. Юридическую силу, например, в судебном процессе, устному договору могут придать свидетельские показания, аудио- или видеозаписи переговоров.

Оформите электронную подпись в кратчайший срок

Оставить заявку

Где подписать электронный договор

1. Сервис подписания документов на портале Госуслуг «Госключ» позволяет создать договор и подписать его УКЭП. При получении документа подписант получит пуш-уведомление на мобильный телефон и сообщение по e-mail. Перед созданием усиленной квалифицированной подписи создаётся УНЭП. Для получения УКЭП нужно выполнить несколько условий, в числе которых подтверждение личности физического лица. Весь механизм получения описан подробно на госуслугах.
2. В продуктах операторов ЭДО, например, «Такском-Файлере».
3. В некоторых учётных системах: MS Dynamics, SAP, Oracle и других.
4. В программах для подписания (КриптоПро, КриптоЛайн).
5. На сайтах некоторых организаций и электронных торговых площадок.

Как подписать договор по электронной почте

Можно заключить договор дистанционно по электронной почте, если об этом договорились стороны договора и их можно идентифицировать. Согласование способа использования подписи регулируется п. 2 статьи 434 ГК РФ и п. 2 ст. 160 ГК РФ. Для того чтобы согласованный способ обмена подписями имел юридическую силу, нужно включить в договор пункт об этом с указанием адресов электронной почты. После этого можно будет обмениваться договорами по e-mail: получать, распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять. Если при обмене не будут использоваться зафиксированные в договоре электронные адреса, впоследствии можно будет оспорить их юридическую силу в суде.

Интересно знать! Выбрать способ подписания можно любой (если иное не предписано законом), причём для разных сторон он может быть отличаться.

Преимущества подписания договора в электронном виде

1. Сокращение затрат на бумажный документооборот: закупка принтеров и расходников к ним, канцелярских принадлежностей.
2. Надёжность и безопасность. Устранение рисков человеческого фактора (курьер может потерять договор, бумага может повредиться от небрежного хранения или погодных условий).
3. Поддержка всех форматов – xml, doc, xls, pdf.
4. Интеграция с привычными системами, например, 1С.
5. Неопровержимая юридическая сила договоров.
6. Удобное пошаговое заполнение с возможностью получения справочной информации и подсказок.
7. Быстрое подписание, согласование изменений в пункты договора.
8. Простота отправки и получения.
9. Отображение статусов документа.
10. Возможность скачивания в печатном виде.

Электронный документооборот с Такском

При выборе Такскома оператором ЭДО вы получаете абсолютно универсальное решение, которое подойдёт и для отправки электронной отчётности в федеральные органы власти, и для обмена документацией с партнёрами, юридическими и физическими лицами. Вы сможете продолжить комфортную работу в привычной системе 1С с официальным партнёром компании.

ЭДО для самозанятых позволит физическим лицам расширить клиентскую базу при минимальных финансовых затратах. Такском-Файлер в виде веб-версии и мобильного приложения – полнофункциональный удобный онлайн-сервис обмена документами с поддержкой других сервисов ЭДО. Сервисы обмена электронными перевозочными документами (ЭПД) облегчат контроль за перевозками грузов и пассажиров, в том числе оформление ЭПЛ.