Несмотря на то, что электронный документооборот — явление достаточно распространённое, некоторые субъекты бизнеса по-прежнему задаются вопросом, стоит ли его интегрировать в свои бизнес-процессы. Однако внедрение ЭДО сегодня перестало быть опцией — это необходимость для любого современного бизнеса. Вот почему компании и индивидуальные предприниматели массово переходят на обмен цифровыми документами.
Какие преимущества даёт переход на ЭДО
К преимуществам электронного документооборота относят:
- Скорость и эффективность. ЭДО позволяет мгновенно отправлять документы вместо дней ожидания отправки и получения обычной почтой. Автоматическая обработка документации — подписание, согласование, архивирование. Сокращение времени на поиск — всё происходит в единой системе.
- Снижение затрат. Цифровой обмен существенно экономит средства субъекта бизнеса на бумаге, печати и доставке корреспонденции. Кроме того, ЭДО — это уменьшение ручной обработки документов, отсутствие ошибок и риска утраты оригиналов.
- Юридическая безопасность. Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) придаёт документам юридическую силу и защищает от подделок и мошенничества. А формы документов в сервисах ЭДО всегда соответствуют требованиям ФНС России, Росстата и других госорганов.
- Удобство для клиентов и партнёров. ЭДО даёт возможность подписать, например, договор или счёт за 1 минуту из любого места. Обеспечивается интеграция с CRM и учётными системами («1С», SAP), а также банками. Кроме того, сделки прозрачны — все этапы фиксируются в системе.
- Поддержка удалённой работы. Сервисы ЭДО обеспечивают доступ к документам 24/7 с любого устройства. А также позволяют вести совместную работу над файлами без необходимости их пересылки между сотрудниками компании. Предусмотрено автоматическое резервное копирование — никаких потерь данных.
Рассмотрим одну из популярных систем безбумажного документооборота — «Модуль для 1С» от компании «Такском».
Автоматизация ЭДО в программах «1С» с «Модулем 1С»
«Модуль для 1С» обладает рядом преимуществ. Среди них:
- лёгкая установка – достаточно скачать и запустить;
- начало обмена документацией с контрагентами по ЭДО сразу после запуска;
- удобство и быстрота принятия документов к учёту;
- наличие автоматического обмена информацией о маркированных товарах и передача электронного УПД;
- автоматическая передача сведений о маркировке товаров в «Честный ЗНАК».
Данное программное решение позволяет избежать сложной выгрузки документов из учётной системы «1С», загрузки их в сервис ЭДО и обратно. Кроме этого «Модуль для 1С» от «Такском» позволяет быстро и «бесшовно» переходить на цифровой обмен документацией с контрагентами.
Установка «Модуля» в учётную систему «1С» пользователь решает сразу несколько задач:
- управление списком контактов;
- отправку документов, созданных в «1С» и их просмотр;
- получение электронных документов от контрагентов по ЭДО;
- сопоставление номенклатуры;
- приём входящих документов к учёту.
Значение имеет и то, что нет необходимости привыкать к новому интерфейсу отдельного сервиса ЭДО — весь электронный обмен документами происходит непосредственно в учётной системе «1С».
Установка и настройка модуля
Для начала работы с «Модулем для 1С» необходима небольшая подготовка. Предварительные требования таковы — ваша версия учётной системы «1С» должна быть совместима с данным решением.
К версиям «1С», с которыми возможна работа «Модуля», относятся:
- Бухгалтерия предприятия 3.0 (3.0.150.29 и выше);
- Бухгалтерия предприятия КОРП 3.0 (3.0.150.29 и выше);
- Управление торговлей 11 (11.5.16.80 и выше);
- Управления нашей фирмой, редакция 3.0 (3.0.6.171 и выше);
- Розница, редакция 2.3 (2.3.18.17 и выше);
- Розница, редакция 3.0 (3.0.6.200 и выше);
- Комплексная автоматизация 2 (2.5.16.115 и выше);
- ERP Управление предприятием 2 (2.5.16.80 и выше).
Режим работы базы «1С»:
- файловый;
- клиент-серверный.
Обратите внимание! Режим веб-клиента и конфигурация «Фреш» не поддерживают работу с «Модулем для 1С».
Как было сказано выше, для полноценного юридически значимого документооборота понадобится и наличие действующего сертификата электронной подписи. Если ЭП нет, то перед началом использования её необходимо оформить тем сотрудникам, которые будут отвечать за ЭДО.
Для оформления ЭП понадобится и рутокен — сертифицированный защищённый USB-носитель (токен) для её записи и хранения. А также лицензии КриптоПро — программы, которые используются в системах ЭДО для создания и проверки ЭП с целью обеспечения юридической значимости документов в электронном виде.
Для работы с «Модулем 1С» также понадобится регистрация в сервисе и личный кабинет «Такском-Файлер».
Подключение и настройка «Модуля» не займёт много времени. В программе «1С» пользователь получает письмо от компании «Такском» со ссылкой на скачивание. После этого в появившемся окне необходимо выбрать свою организацию, сертификат и идентификатор кабинета в «Такском-Файлер», ввести пароль.
Подробнее о том, как установить «Модуль для 1С» от «Такском», мы рассказывали в нашей статье.
Настройка подключения «Модуля для 1С» происходит так:
- Необходимо запустить учётную систему «1С».
- Далее нужно выбрать пользователя, ввести пароль и войти в систему.
- После входа в меню «1С» в правом верхнем углу нажмите «Настройки» —> «Файл» —> «Открыть».
- В открывшемся окне нужно выбрать файл модуля, который содержится во входящем письме на e-mail после его оплаты.
- Далее необходимо открыть файл, после чего появится окно установки соединения. Если оно не открылось автоматически, то нажмите на ссылку «Соединение не установлено» / Соединение установлено».
- Затем в поле «Организация» найдите свою компанию и в поле «Сертификат» выберите сертификат, привязанный к кабинету в сервисе «Такском-Файлер», укажите пароль, если он установлен.
- В поле «Идентификатор организации» укажите идентификатор кабинета в сервисе «Такском-Файлер» и нажмите кнопку «Ок».
При завершении всех действий настройка «Модуля для 1С» для выбранной организации будет выполнена и можно начинать работу.
Процесс отправки документов через «Модуль для 1С»
Сформированные в «1С» электронные документы можно оправлять бизнес-партнёрам прямо из учётной системы.
Отправка документа контрагенту с использованием функционала «Модуля для 1С» выглядит так:
- выберите свою организацию в поле «Организация»;
- нажмите «Установить соединение», если оно не установлено;
- на вкладке «Отборы» укажите необходимый период (по умолчанию это 7 календарных дней от текущей даты);
- нажмите «Обновить список»;
- выберите файлы для отправки (по умолчанию отображается список проведённых документов, для отображения непроведённых нужно нажать «Ещё» —> «Включить непроведённые»);
- счёт-фактура и УПД в черновиках отображаются отдельными документами (если нужно отправить счёт-фактуру и УПД вместе, то нужно нажать «Настройки» и убрать галочку в напротив опции «Отправлять счёт-фактуру отдельно»);
- нажмите «Отправить» (если документ заполнен некорректно, отправка не произойдёт, а текст сообщения об ошибке можно посмотреть внизу формы;)
- после отправки документ переместится на вкладку «Отправленные».
Чтобы посмотреть актуальный список отправок, воспользуйтесь опцией «Обновить список».
Отслеживание статусов и работа с ответами
Работа с «Модулем для 1С» позволяет отслеживать статус отправленных бизнес-партнёрам документов. Такой мониторинг позволяет осуществлять проверку доставки, получения и подписания документации контрагентами.
Статусы могут быть такими:
- «Отправлен» — это значит, что документ передан в систему ЭДО, ему присвоен номер отправки и зафиксированы дата и время отправки.
- «Доставлен» — говорит о том, что документ поступил получателю (зафиксирован факт технической доставки, который не означает, что он просмотрен).
- «Прочитан» — то есть получатель открыл документ, при этом фиксируется точное время просмотра.
- «Подписан» — означает, что контрагент использовал ЭП для того, чтобы документ обретает полную юридическую силу (доступна информация о сертификате подписи).
- «Отклонён» — в этом случае будет указана причина отказа.
Работа с входящими документами при помощи «Модуля для 1С» строится по аналогичному принципу, что и их отправка. В частности для этого необходимо проверить, корректно ли указана организация в поле «Организация» и нажать «Установить соединение», если оно не установлено. На вкладке «Отборы» указать необходимый период (по умолчанию опять же указано 7 календарных дней от текущей даты). Далее нужно нажать кнопку «Обновить список» (в виде зелёной круглой стрелочки). После этого двойным нажатием открыть документ и вернуться на вкладку «Обработка».
Далее необходимо выбрать нужные документы и нажать «Создать документы» для выгрузки в учётную систему, после чего нажать «Сопоставить автоматически».
Обратите внимание! Если среди документов есть несопоставленная номенклатура, нужно нажать на пустое поле в столбце «Номенклатура, Ед. изм.», выбрать в выпавшем списке «Показать все» и выбрать необходимую номенклатуру из справочника организации.
После сопоставления номенклатуры нужно нажать «Сохранить и закрыть», перейти на вкладку «Обработка» выбрать необходимый документ. Пользователю будут доступны два варианта действия:
- Принять. При этом, если документ не был загружен в учётную систему, появится уведомление с сообщением о необходимости загрузить его.
- Отклонить. Тогда в открывшемся окне указать текст необходимого уточнения или причины аннулирования документа.
Таким образом, отправка и получение документации в учётной системе «1С» с использованием «Модуля для 1С» от «Такском» занимает всего несколько минут, а весь процесс максимально автоматизирован.
Преимущества использования «Модуля для 1С» от «Такском»
«Модуль для 1С» от компании «Такском» — это профессиональное решение для интеграции учётной системы «1С» с сервисами электронного документооборота. «Модуль» обеспечивает управление процессом обмена документацией как с контрагентами, так и внутри компании, и позволяет:
- автоматизировать отправку и получение «первички», включающую коды маркировки;
- создавать формализованные электронные документы по шаблонам, включая УПД;
- автоматически сопоставлять номенклатуры;
- создавать в «1С» поступления на основании входящего УПД;
- автоматически менять права собственности кодов и продукции при подписании УПД участниками оборота маркированной продукции;
- настраивать ЭДО «под себя»;
- подписывать файлы электронной подписью без переключения между программами, придавая документам юридическую силу;
- сократить время работы с документацией в 5–7 раз;
- минимизировать ошибки, совершаемые человеком при ручной обработке документации.
Немаловажным является и повышение прозрачности документооборота с позиции контролирующих органов. Также у пользователей есть возможность отслеживания статусов документов и хранения истории всего документооборота.
