Документооборот – привычное слово. Мы создаём письмо, составляем договор или акт, формируем счёт-фактуру и направляем их контрагенту. Это неотъемлемая часть взаимодействия с другими организациями и органами власти. Довольно долго обмен документацией вёлся исключительно на бумаге. Однако сейчас компании и ИП всё чаще используют ЭДО. Как перейти на электронный документооборот и с чего начать рассказываем далее.
Бумажный документооборот
Бумажный документооборот — это традиционный способ обмена письмами, договорами, счетами и прочим. Компания или ИП должны хранить оригиналы документов, формировать архивы. Причём каждый вид документации имеет свои сроки хранения. Например, путевые листы, первичные документы, акты о взаимных расчётах – 5 лет. Акты выполненных работ и оказанных услуг по договорам гражданско-правового характера, расчёты по страховым взносам от 50 до 70 лет (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).
Нетрудно представить, что за годы работы у компании накапливается колоссальный объём бумажных документов. Со временем неизбежно встаёт вопрос о том, где всё это хранить. Вторая проблема – как обеспечить сохранность этого массива документов и восстанавливать утраченные.
У бумажного документооборота на сегодняшний день больше недостатков, чем достоинств.
Зачем переходить на ЭДО
Переход на электронный документооборот решает сразу несколько глобальных для любой организации задач.
- Требование законодательства Переход на ЭДО является одним из обязательных требований при работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке («Честный ЗНАК»). Госзакупки по закону № 44-ФЗ и сдача в налоговую инспекцию деклараций по НДС и бухотчётности. А также для контроля за прослеживаемыми товарами.
- Удобство иcпользования Процесс подготовки, согласования, подписания электронного документа и направление его контрагенту в разы быстрее, чем бумажного.
- Экономия средств Установленная один раз система электронного документооборота снизит затраты: избавит от необходимости постоянно покупать расходники для оргтехники и канцелярские принадлежности.
- Надёжное хранение Отсутствие необходимости подбора помещения для размещения массива бумажных документов. Даже если с офисом компании что-то произойдёт, документация в электронной форме, в отличие от бумажного архива, сохранится.
- Работа с привычными программными продуктами Для использования ЭДО не нужно специальное оборудование или айти-специалисты. Настроить обмен может любой сотрудник компании или ИП в привычных программах, в частности, в 1С.
Форматы ЭДО
Виды ЭДО различают исходя из цели документооборота:
- B2B. Это формат ЭДО позволяет организациям и ИП обмениваться всей юридически значимой документацией между собой.
Сюда относятся договоры, деловые письма, акты, счёт-фактуры, УПД и много другое.
Подключите ЭДО «Такском-Файлер» И работайте с ЭДО и МЧД в одном сервисе Оставить заявку
- B2G. Это обмен между бизнесом и органами государственной власти требуемой по законодательству документацией
(отчётности, декларации и т.д).
Удобная онлайн-отчётность Сдавайте отчётность во все госорганы через удобный web-сервис «Онлайн-Спринтер» Оставить заявку
Внутренний. Согласование документов посредством ЭДО внутри одной организации.
По специфике ЭДО можно условно разделить на:
- управленческий;
- налоговый и бухгалтерский;
- кадровый;
- складской и др.
Преимущества системы электронного документооборота неоспоримы.
Кто и когда обязан перейти на ЭДО
В 2020 году ФНС России утвердила Концепцию полного перехода на безбумажную работу. Так с 2024 года полностью на такую работу должны перейти бюджетные организации (приказ Минфина России от 28.06.2022 № 100н).
Внедрение обязательно для компаний и ИП, работа которых связана с оборотом товаров:
- Подлежащих обязательной маркировки в системе «Честный ЗНАК» (с 1 января 2022 года);
- С обязательной прослеживаемостью (с 1 декабря 2022 года).
Безбумажный оборот необходим для участия в тендерах (закон № 44-ФЗ). Участники торгов должны использовать ЭП и документы в электронном виде.
Как перейти на ЭДО
Как перейти на электронный документооборот, с чего начать? Используйте пошаговый план:
- Определите, для чего нужен переход на электронный документооборот Для подготовки к электронному обмену документацией нужно решить будете ли вы использовать его для взаимодействия только с госорганами или партнёрами. Либо вы выберите «полный цикл».
- Предусмотрите безбумажный оборот в своей учётной политике Внесите в Учётную политику организации (форма ПБУ 1/2008 приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н, в ред. от 07.02.2020) переход на ЭДО. Укажите перечень документов, порядок визирования, использование ЭП, список должностей сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы.
- Выберите оператора
Оператор должен иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО и отвечать целому
ряду установленных государством требований
(приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@).
Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.
Подключите ЭДО «Такском-Файлер» И работайте с ЭДО и МЧД в одном сервисе Оставить заявку
- Оформите квалифицированную электронную подпись
Далее нужно оформить КЭП. На сайте Минцифры России опубликован перечень удостоверяющих центров,
которые имеют право выдавать КЭП, в том числе для первого лица компании.
Оформите электронную подпись в удостоверяющем центре «Такском» Оставить заявку
Приглашение контрагента к обмену документами в ЭДО
После перехода на безбумажный оборот вам нужно направить приглашение своему контрагенту для начала работы с ним в электронном формате. Либо принять от него.
Это можно сделать в сервисах «Такском-Файлер» и «1С-ЭДО». Пошаговая инструкция для настройки электронного документооборота в сервисах «Файлер» тут и «1С-ЭДО» тут.
