С 1 сентября 2026 года для ряда документов в сфере грузоперевозок вводится обязательный электронный формат. Компаниям, участвующим в грузоперевозках и транспортной экспедиции, стоит заранее проверить готовность своих информационных систем, выбрать оператора ЭПД и определить порядок подписания электронных документов сотрудниками.
В электронном виде необходимо будет оформлять:
- транспортные накладные, а также заказы и заявки грузоотправителей при автомобильных перевозках;
- грузовые накладные при перевозках воздушным транспортом;
- железнодорожные транспортные накладные;
- экспедиторские документы, включая поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки.
Использование бумажных документов сохранится только в отдельных случаях, которые определил Минтранс России. Так, при автомобильных перевозках бумажный формат допускается, в частности, если грузоотправителем или грузополучателем выступает физическое лицо вне рамок коммерческой деятельности, отправитель и получатель груза совпадают, а также при отсутствии доступа к интернету или официально зафиксированном техническом сбое в информационной инфраструктуре ЭПД.
Форматы электронных перевозочных документов утверждает ФНС России. При этом действие уже утверждённых форматов электронной транспортной накладной и электронного заказа или заявки, срок которых заканчивается 1 сентября, планируется продлить.
Не все перевозочные документы полностью перейдут в цифру. Например, путевой лист после 1 сентября по общему правилу можно будет оформлять как на бумаге, так и в электронном виде – по выбору участников перевозки. Исключения могут устанавливаться специальным законодательством. В частности, электронный путевой лист станет обязательным для отдельных перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции.
Обмен ЭПД осуществляется через операторов информационных систем электронных перевозочных документов. Для работы участникам перевозок – грузоотправителям, перевозчикам, грузополучателям и другим сторонам – необходимо заключить соглашение с оператором, вошедшим в реестр Минтранса России.
Для подписания ЭПД может использоваться квалифицированная электронная подпись либо неквалифицированная подпись физического лица – представителя по доверенности, выпущенная в инфраструктуре Госуслуг. Если грузополучатель – физлицо, в предусмотренных случаях допускается применение простой электронной подписи, предназначенной для получения госуслуг.
