Электронные экспедиторские и складские расписки в 2026 году: разбор реформы

С 1 сентября 2026 года в России запущен обязательный электронный документооборот в транспортно-экспедиционной сфере. Это часть масштабной цифровой реформы, которая затрагивает миллионы участников рынка перевозок грузов – от крупных логистических операторов до индивидуальных предпринимателей.

В статье разбираем, какие документы стали обязательными в электронном виде, как они устроены, кто обеспечивает их оборот и что грозит за несоблюдение новых требований.

Что изменилось и почему это важно

До сентября 2026 года экспедиторские документы можно было оформлять как на бумаге, так и в электронном виде. Бумажный документооборот создавал серьёзные издержки: на печать, доставку курьерами, хранение архивов, а также замедлял процессы согласования и расчётов. Электронные документы, включая ЭТрН, решают эти проблемы, но требуют единого стандарта.

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ изменил закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» (№ 87-ФЗ) и установил, что экспедиторские документы формируются исключительно в электронном виде по форматам, утверждённым ФНС России, и направляются в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С 1 сентября 2026 года в цифровой вид переведены:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка;
• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• грузовая авианакладная;
• транспортная железнодорожная накладная;
• заказ и заявка грузоотправителя.

Остальные перевозочные документы – путевой лист, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, единый транспортный документ – пока можно оформлять как в электронном виде, так и на бумаге.

Важно! Обязательность цифрового формата путевого листа распространяется на перевозки алкогольной продукции.

Нормативная база

Основу реформы составляет упомянутый Закон № 140-ФЗ. Правила обмена электронными экспедиторскими документами (ЭЭД) и их направления в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов установлены нормативными актами, среди которых постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469.

Обмен электронными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, а также их направление в ГИС ЭПД осуществляется посредством использования информационных систем ЭПД, принадлежащим аккредитованным Минтрансом РФ коммерческим организациям –операторам.

Из перечисленных документов, переведённых в цифру, рассмотрим первые три. Их технические форматы определены приказом ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@, вступившим в силу 1 сентября 2026 года. Нормативный акт налогового ведомства утверждает 3 формата:

• электронное поручение экспедитору (Приложение № 1);
• электронная экспедиторская расписка (Приложение № 2);
• электронная складская расписка (Приложение № 3).

Такие цифровые экспедиторские документы представляют собой XML-файлы с утверждённой структурой. Текущая версия форматов согласно упомянутому приказу налоговой – 5.01.

Все три документа обслуживают один процесс – организацию перевозки груза экспедитором, но каждый решает свою задачу. Ключевое различие между поручением и распиской: поручение фиксирует заказ, а расписка подтверждает факт приёма груза. При этом расписок две – экспедиторская и складская, и путать их нельзя.

Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ): заказ от клиента

Поручение экспедитору – это документ, которым клиент ставит экспедитору задачу на организацию перевозки. ЭПЭ не относится к перевозочным документам, которые находятся в пути: перевозка по нему ещё не началась. Это документ, наделяющий экспедитора функцией организовать перевозку. В зависимости от того, как экспедитор будет её организовывать, он либо сам принимает груз во владение и становится грузоотправителем, оформляя первый титул ЭТрН, либо нанимает перевозчика – и тогда грузоотправителем остаётся клиент.

Формат поручения включает два обязательных файла обмена (титула) – информацию клиента и информацию экспедитора, что позволяет зафиксировать полный перечень и условия транспортно-экспедиционных услуг. Кроме того, в ЭПЭ может быть третий титул – отзыв поручения клиентом. Он необязательный и добавляется при необходимости.

Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР): получение груза во владение

Экспедиторская расписка появляется тогда, когда экспедитор принимает груз во владение. Подписывая её, экспедитор берёт на себя ответственность за груз до доставки получателю.

Расписка имеет однотитульную структуру: её заполняет и подписывает только экспедитор, клиент же получает готовую расписку в сервисе ЭДО и завершает документооборот. Таким образом, экспедиторская расписка – это односторонний документ-подтверждение, а не соглашение сторон, как поручение.

Электронная складская расписка (ЭСР): помещение груза на хранение

Складская расписка также подписывается экспедитором, но по другому основанию – при приёме груза на складское хранение. Эта расписка подтверждает, что экспедитор отвечает за груз в течение всего срока хранения.

Разница с экспедиторской распиской принципиальна: первая расписка покрывает период от приёма груза до его доставки получателю, а складская расписка – период нахождения груза на складе. Обе расписки односторонние и подписываются экспедитором, но каждая фиксирует свой этап движения груза.

Схематично это можно описать в таблице.

Кратко различие можно охарактеризовать так: поручение – это заказ, а расписка – это подтверждение приёма. Экспедиторская расписка отвечает за груз в пути, складская расписка – за груз на складе. Обе расписки односторонние, тогда как поручение требует участия обеих сторон договорных отношений.

Как подписываются ЭЭД

ЭЭД подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Это требование законодательства (пункт 5 статьи 2 Закона № 87-ФЗ) для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

УКЭП вправе использовать не только первые лица компании или ИП, но и уполномоченные представители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. УНЭП также применяется уполномоченными представителями, в том числе сотрудниками, при наличии машиночитаемой доверенности (МЧД), подтверждающей полномочия действовать от имени организации или ИП.

Обратите внимание! Водители к ЭЭД отношения не имеют и их не подписывают: экспедиторские документы – это документация организатора перевозки, то есть экспедитора, а не перевозочные документы, которые проверяются в пути.

МЧД – это XML-документ, подтверждающий полномочия представителя. Она подписывается УКЭП руководителя или самим ИП. Для работы с ЭПД, включая экспедиторские, используется МЧД формата 003 (единый универсальный формат).

Роль операторов ЭДО

Обмен экспедиторскими документами, в том числе ЭТрН, возможен только через операторов ИС ЭПД, включённых Минтрансом России в соответствующий реестр. Оператор, соответствующий требованиям транспортного ведомства, подключается к ГИС ЭПД. Перечень операторов опубликован на сайте Минтранса России.

Все операторы ИС ЭПД для бесперебойной работы с цифровой документацией должны обеспечивать роуминг друг с другом – и это жёсткое требование, а не опция.

Одним из ключевых операторов, обеспечивающих работу с цифровыми ЭЭД, является компания «Такском». Сервис документооборота «Такском-Файлер» позволяет обмениваться ЭТрН, заявками, экспедиторскими и складскими расписками, путевыми листами и другими юридически значимыми документами.

Что будет, если не использовать ЭЭД

Переходного периода для внедрения в цифре экспедиторской расписки, складской расписки и поручения экспедитору не предусмотрено – обязанность действует с 1 сентября 2026 года. Это прямо указано в Законе № 140-ФЗ.

До 1 марта 2027 года действует мораторий на штрафы за отсутствие электронной перевозочной документации при проверках на дороге. При этом важно учитывать: экспедиторские документы не относятся к документам, которые инспекторы ГИБДД проверяют на дороге. Экспедиторские документы – это документы организатора перевозки, а не перевозочные документы. Поэтому мораторий касается в первую очередь перевозочных документов, в том числе ЭТрН, а не ЭЭД.

При этом важно понимать, что мораторий не отменяет саму обязанность оформлять документы в цифре. Требование использовать ЭЭД уже действует, а временное отсутствие административного наказания касается последствий выявления нарушения по перевозочным документам на дороге.

Исключения: когда бумага остаётся допустимой

Минтранс РФ утвердил перечень случаев, когда экспедиторскую документацию можно оформлять на бумаге. Базовый перечень утверждён приказом ведомства от 03.04.2026 № 115. При этом в него входят не сами перевозки, а оказание транспортно-экспедиционных услуг, связанных с перевозками:

• продукции военного и двойного назначения;
• для личных нужд физических лиц;
• в условиях отсутствия технических возможностей оформить цифровой формат из-за форс-мажора;
• когда клиент – иностранное юридическое или физическое лицо;
• специальных и военных грузов;
• по территории с режимами повышенной готовности.

Важно! С 11 октября 2026 года перечень расширен – бумажный вариант можно оформлять также при оказании транспортно-экспедиционных услуг, связанных с внешнеторговыми перевозками продукции военного и двойного назначения и экспортным контролем (приказ Минтранса РФ от 31.08.2026 № 389).

Какая ответственность применяется уже сейчас?

Если у водителя при себе нет ни электронного, ни бумажного документа – штраф 500 рублей по части 2 статьи 12.3 КоАП РФ. Это единственная норма, которая применяется не за бумажный формат, а за фактическое отсутствие документации в любой форме.

Кроме того, если субъект бизнеса предъявляет бумажный экспедиторский документ там, где закон требует электронный, то есть риск, что налоговая инспекция может:

• снять расходы по налогу на прибыль (т.е. уменьшение налогооблагаемой прибыли признаётся необоснованным);
• отказать в вычете НДС.

При этом вопрос налоговых последствий зависит от конкретной сделки и того, кто кому и за что платит. Но риск претензий сохраняется: документация оформлена не должным образом по установленным правилам, а значит, операция может быть не подтверждена.

Как начать работать с ЭЭД

Первый и ключевой шаг – убедиться, что экспедитор включён в реестр экспедиторов на портале «Госуслуги». Если экспедитор не включен в реестр, он не имеет права вести экспедиционную деятельность. Это жёсткое требование закона.

Второй шаг – выбор оператора ИС ЭПД из реестра Минтранса России. Повторим, что обмен экспедиторской документацией возможен только через аккредитованных операторов. Все операторы ИС ЭПД должны иметь роуминг друг с другом – это обязательное требование. У «Такском» такой статус есть. Компания с 2020 года участвовала в эксперименте по внедрению ЭТрН, а в 2022 году была включена в реестр операторов ИС ЭПД Минтранса РФ. В 2025 году «Такском» успешно подтвердил аккредитацию.

Третий шаг – настроить интеграцию с учётной системой. Для компаний, которые ведут учёт в «1С», оптимальный путь – использовать встроенный модуль «1С-ЭПД». «Такском» вошёл в число операторов, поддержавших технологию «1С-ЭПД», что позволяет пользователям программ «1С» обмениваться ЭПД, включая ЭТрН, напрямую из учётной системы. Обмен с участниками перевозок, использующими других операторов, осуществляется в роуминге.

Четвёртый шаг – обеспечить получение УКЭП и МЧД.

Пятый шаг – перестроить бизнес-процессы под перевод экспедиторских документов в электронный вид.

Шестой шаг – провести обучение персонала.

В заключение

Электронное поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка – не просто замена бумаги на цифру. Это фундаментальное изменение правил игры в транспортно-экспедиционной деятельности. Но у каждого документа своя роль: поручение фиксирует заказ клиента на организацию перевозки, экспедиторская расписка подтверждает приём груза во владение, а складская расписка закрепляет ответственность экспедитора за груз на складе. Именно поэтому переход на электронный формат касается всех трёх документов одновременно – нельзя оцифровать одну расписку и оставить бумажной другую, не разрушив целостность процесса.

По законодательству все три документа должны быть в электронном виде. Если применимо исключение, оно распространяется на все экспедиторские документы, а не на отдельный документ.

В цифре и поручение, и обе расписки становятся прозрачнее: видно, кто и когда их подписал, на каком этапе находится груз, где начинается и заканчивается ответственность участников транспортно-экспедиционной деятельности. Вместе с ЭТрН эти документы формируют единый цифровой след перевозки, что упрощает контроль и снижает издержки бизнеса. Контроль становится эффективнее, а издержки бизнеса на документооборот – ниже. Действовать нужно уже сейчас: проверить включение экспедитора в реестр экспедиторов, выбрать оператора ИС ЭПД, настроить интеграцию с учётной системой, выпустить электронные подписи, перестроить бизнес-процессы и обучить сотрудников.

Подключите тест-драйв 30 дней на ЭПЛ

Бесплатно оформляйте электронные путевые листы в сервисе «Такском-Транспорт»

Получить консультацию