Электронный документооборот (ЭДО) — это перевод бумажного обмена документов в цифру. Его преимущества очевидны. Прежде всего это повышение скорости обмена любыми видами документов с контрагентами и госорганами. Также это экономия средств на покупку расходников, почтовую и курьерскую отправку, хранение и т.п. Немаловажным аспектом является и обеспечение безопасности передаваемых документов — при ЭДО используются только защищённые каналы связи, а сами документы подписываются электронной подписью, которая имеет силу собственноручной.
Можно ли каким-то образом улучшить, усовершенствовать ЭДО? Да, таким способом является автоматизация электронного документооборота. Что это такое и какие способы существуют, — рассмотрим в нашей статье.
Что такое автоматизация
Автоматизация позволяет адаптировать электронный документооборот под цели и работу вашей компании.
Например, крупный субъект бизнеса имеет свою внутреннюю электронную организацию работы, учётную систему, программы делопроизводства, системы автоматизации производства и многое другое. В какой-то момент компания решает внедрить ЭДО, чтобы полный цикл её работы перешёл на безбумажный формат. Как состыковать все электронные процессы? Решением будет интеграция сервиса ЭДО в имеющуюся электронную структуру компании.
Зачем нужна автоматизация
Автоматизация помогает связать все или большинство рабочих процессов в цифре. Она позволяет полностью убрать «ручной труд» при подготовке документов. Все бизнес-процессы переводятся в электронный вид и становятся связанными друг с другом. Это позволяет в разы ускорить как внутренний, так и внешний электронный документооборот.
Решения для автоматизации ЭДО
Компания «Такском» предлагает несколько решений для автоматизации электронного документооборота путём интеграции сервиса ЭДО и других цифровых инструментов с имеющимися у вас системами.
«Такском-Файлер»
Сервис «Такском-Файлер» — интуитивно понятный онлайн-сервис электронного документооборота с возможностью обмена всеми формализованными и неформализованными электронными документами. Есть возможность использования как веб-версии, так и мобильного приложения. В сервисе есть автоматический роуминг с другими операторами для полноценного обмена электронными документами с любыми контрагентами. Хранение документов обеспечено серверами «Такском».
Можно создавать документы в самом сервисе или загружать из других программ. Сервис подойдёт компаниям, работающим с большим количеством контрагентов, включая крупных поставщиков и производителей, масштабным делопроизводством, а также тем, кто работает с маркировкой и прослеживаемостью товаров. Сервис идеален для малого, среднего и крупного бизнеса.
1С-ЭДО
1С-ЭДО — это встроенное решение в программы 1С, которое обеспечивает электронный документооборот счетами-фактурами и другими финансово-юридическими документами с любыми контрагентами непосредственно из учётной системы 1С. Сервис закрывает потребности комплексной автоматизации ЭДО в рамках одной системы, в которой ведётся учёт (налоговый, бухгалтерский) и осуществляется хранение документации. Подходит для любого типа бизнеса.
Модуль для 1С
Модуль для 1С устанавливается в используемую компанией или ИП версию 1С, сопрягается с сервисом «Такском-Файлер» позволяет отправлять и получать все необходимые документы, не переключаясь между программами. Данное решение позволяет избежать сложной выгрузки документов из системы 1С и загружать его в сервис ЭДО и ошибок, обеспечивает простой и быстрый переход на цифровой документооборот. Модуль подойдёт как малому, так и крупному бизнесу.
Модуль предполагает совместимость с большим количеством конфигураций «1С». В частности, это:
- Бухгалтерия предприятия (от 3.0.88);
- Бухгалтерия предприятия КОРП (от 3.0.88);
- Управление торговлей (от 11.4.13);
- Управление нашей фирмой (от 1.6.26.162);
- Управление нашей фирмой (от 3.0.2.193);
- Управление холдингом (от 3.0.10.18);
- Розница, редакция (от 2.3.10.39);
- Розница, редакция (от 3.0.4.65);
- Комплексная автоматизация (от 2.4.14.85);
- ERP Управление предприятием (от 2.5.7.336).
Обратите внимание! Если вы работаете в режиме веб-клиента или в конфигурации «Фреш», то данный программный продукт от «Такском» этими версиями не поддерживается.
Для того чтобы узнать свою версию, зайдите в 1С, в меню «О Программе», и выберите раздел «Конфигурация». Там содержится информация о названии и типе версии. Проверить совместимость вашей программы можно здесь.
API
Application Programming Interface (API) — это программный интерфейс, который помогает приложениям, сайтам, учётным системам взаимодействовать друг с другом. Фактически это инструмент автоматизации, который позволяет внедрять новые функции в существующие программные продукты, в том числе при использовании электронного документооборота, что в свою очередь расширяет их возможности и позволяет субъекту бизнеса выходить на новый уровень работы.
API — это способ интеграции систем всех предприятия между собой, от управления до делопроизводства. Он позволяет системам передавать данные, включая документооборот, и получать соответствующие ответы. API позволяет работать с ЭДО в любой учётной системе. То есть это гибкое создание цифровой структуры компании полностью «под себя».
Как выбрать систему автоматизации ЭДО
Выбор системы автоматизации электронного документооборота — важный шаг для любой компании, стремящейся увеличить эффективность и скорость работы. Чтобы сделать правильный выбор, необходимо ответить на несколько ключевых вопросов:
- Что будет автоматизироваться? Какие документы и процессы вы хотите перевести в электронный формат?
- Кто будет пользоваться системой — весь персонал или только определённые сотрудники, занимающиеся внешним документооборотом?
- Где будет храниться информация — на сервере компании или в облаке?
- Есть ли у вас собственный IT-отдел, который будет подстраивать и сопровождать систему автоматизации ЭДО?
- Каков уровень компьютерной грамотности ваших сотрудников?
- Сколько документов будет обрабатываться в день, неделю, месяц, — какой объём документооборота?
- Планируете ли вы усовершенствовать систему ЭДО в будущем?
Ответив на эти вопросы, вы сможете сузить круг возможных вариантов и выбрать систему ЭДО, которая наиболее соответствует потребностям вашего бизнеса.
Преимущества внедрения автоматизации ЭДО
Автоматизация ЭДО особенно важна для компаний с:
- разветвлённой структурой документооборота;
- большим количеством документов, требующих согласования.
Почему автоматизация электронного документооборота важна для вашего бизнеса:
- Сокращение времени на рутинные процессы и уход от документооборота на бумаге и возможность для сотрудников сосредоточиться на более важных задачах.
- Ускорение бизнес процессов позволяет увеличить прибыль и снизить расходы.
- Автоматизация минимизирует количество ошибок в документах и увеличивает точность данных.
То есть создание единой системы работы с документами улучшает качество работы и увеличивает уровень удовлетворённости клиентов.
В заключение
Усовершенствование и адаптация электронного документооборота под конкретные бизнес-процессы компании возможно. Вам необходимо определить, с какими отраслевыми решениями должна проводится интеграция. Какая бы задача ни стояла перед вашей компанией,— перевести в ЭДО только делопроизводство или полностью автоматизировать все процессы в организации, — специалисты компании «Такском» помогут подобрать наиболее подходящее решение.
