Электронный документооборот давно и прочно вошёл в современную жизнь. Сегодня темпы работы бизнеса увеличиваются – нужно быстрее передавать и получать документы, а бумажный обмен зачастую сильно тормозит бизнес-процессы. Именно поэтому ЭДО в России с каждым годом набирает популярность. В нашем обзоре мы собрали полезную информацию о ряде существующих на сегодняшний день системах электронного документооборота.
Введение в программу ЭДО — обзор и особенности программного обеспечения для документооборота
Электронный документооборот сегодня – это инструмент, без которого невозможна оптимизация и автоматизация бизнес-процессов, повышение эффективности работы как крупной компании, так и небольшого ИП или даже самозанятого.
Есть разные типы ЭДО:
- B2B и В2С. Эти форматы позволяют организациям и ИП обмениваться всей юридически значимой документацией между контрагентами и своими клиентами.
- B2G. Это обмен между бизнесом и органами государственной власти требуемой по законодательству документацией.
- Внутренний. Согласование документов внутри одной организации.
- С2С. Обмен документацией между простыми физлицами или самозанятыми и их клиентами.
Таким образом, программы электронного документооборота охватывают все направления взаимодействия бизнеса – от контрагентов и клиентов до госструктур.
Типы решений для ЭДО — системы, облачные платформы и коммуникационные приложения для бизнеса
Все программы для электронного документооборота можно разделить на 3 группы:
- Онлайн-приложения и облачные сервисы Программы для работы с документами в режиме онлайн и их хранения в облачном хранилище, например, сервис «Такском-Файлер», позволяют работать как в режиме веб-версии, так и в виде мобильного приложения. Они предоставляют возможность обмениваться различными типами документов (формализованными и произвольно создаваемыми) и разграничивать права доступа к ним.
- Системы ЭДО (например, 1С-ЭДО, Модуль для 1С, «Такском-Файлер», «Такском-Транспорт», интеграционные решения ) Сервисы и программные продукты, предназначенные для автоматизации документооборота в компаниях и для ИП. Системы электронного документооборота обладают достаточным набором функций, включая создание, отправку, получение, учёт и контроль статуса документов.
- Коммуникационные платформы Некоторые коммуникационные платформы, используемые на российском рынке, например, «Пачка», Битрикс24, Time, Tada и др. также используются для организации электронного документооборота. Они предоставляют возможности для обмена сообщениями, файлами и документами в рамках рабочих групп и проектов.
Этапы документооборота в ЭДО — от регистрации до хранения электронных документов
Электронный документооборот позволяет проводить все операции с документами. То есть их можно создавать, согласовывать и корректировать, отправлять и получать, регистрировать и распределять в профильные подразделения компании, хранить и предоставлять по требованию контролирующих госорганов.
В подавляющем большинстве программ электронного документооборота в личном кабинете пользователя можно создать произвольный документ (в любом формате) или формализованный (в формате XML, форма таких документов утверждается ФНС России).
Например, сервис «Такском-Файлер» позволяет создавать формализованные документы:
- универсальный передаточный документ (УПД);
- универсальный корректировочный документ (УКД);
- счёт-фактуру;
- товарную накладную;
- электронную транспортную накладную (ЭТрН);
- электронный путевой лист (ЭПЛ);
- сопроводительную ведомость;
- заказ-наряд, заказ и заявка;
- договор фрахтования;
- акт приёма-передачи выполненных услуг.
Кроме того, сервис предоставляет возможность создавать неформализованные документы – договоры, дополнительные соглашения, прайс-листы, коммерческие предложения и многое другое.
Чтобы выбрать систему электронного документооборота, нужно убедиться в надёжности оператора, который предоставляет услуги ЭДО.
Оператор ЭДО должен соответствовать ряду требований законодательства. Так приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ установлено, что оператор должен являться юридическим лицом, зарегистрированным на территории России, иметь в собственности или на любом ином законном основании совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, и аппаратные средства электронной подписи, а также иметь право использования программных средств ЭП на законном основании и др.
Кроме того, оператор ЭДО должен получить лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте ФНС России. Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем требованиям законодательства.
Также для ведения полноценного юридически значимого документооборота в компании понадобится электронная подпись. Всего Федеральным законом об электронной подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ их предусмотрено три вида. Для целей ЭДО подходят два:
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП или НЭП). Это зашифрованный набор символов, созданный с помощью криптографических технологий. Такая подпись имеет ключи: закрытый (генерирует подпись и хранится у владельца) и открытый (доступен всем контрагентам). УНЭП подходит для внутреннего электронного документооборота или взаимодействия с бизнес-партнёрами при обоюдной договорённости применения этого вида подписи.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, также КЭП). Этот тип обладает наивысшей степенью защищённости, её невозможно подделать. Она имеет сертификат с указанием данных о владельце и продолжительности действия. Такая подпись имеет самый широкий спектр применения, используется при взаимодействии с госорганами, площадками электронных торгов и госзакупками.
УКЭП выдают только УЦ ФНС России, его доверенные лица и партнёры доверенных лиц – УЦ, прошедшие аккредитацию в Минцифры России. Такая подпись работает со средствами криптозащиты, получившими сертификат ФСБ России.
Компания «Такском» оказывает услуги по получению электронных подписей для физлиц, в том числе для сотрудников компаний как для физлиц. А также помогает подготовить все необходимые документы для оформления ЭП в УЦ ФНС России для первых лиц компаний или ИП.
Эффективность программ для бизнеса — преимущества ЭДО для компаний
Преимущества систем электронного документооборота для компаний и ИП очевидны. К ним относятся:
- прозрачность ведения деятельности компании или ИП для целей налогового контроля;
- гибкие настройки прав доступа;
- экономия времени и средств (на почтовые и курьерские услуги, расходники для оргтехники, бумагу);
- лёгкость хранения, передачи, согласования и уничтожения документов;
- безопасность, защита документации от несанкционированного доступа;
- автоматизация создания и отправки;
- отслеживание перемещения и понимание, на какой стадии находится подписание (настройка маршрутизации входящих и исходящих документов на ответственных сотрудников);
- простота заполнения – в системах ЭДО есть подсказки, интуитивно понятный интерфейс и пошаговое создание документа, процесс использования по уровню сложности сопоставим с электронной почтой.
Данные преимущества делают электронный документооборот более выгодным со всех точек зрения по сравнению с традиционным бумажным.
Популярные программы на рынке — обзор ведущих решений, 1С, Directum, ELMA и других
Рассмотрим наиболее популярные программные решения, которые широко используются в работе бизнеса и позволяют обмениваться документами в цифровом формате.
- 1С
Точнее, программа «1С:Документооборот», российская система электронного документооборота на платформе 1С. Это «классика жанра» для хранения, обработки документов – их можно направлять в работу (учётную систему), пересылать, редактировать онлайн. Программа может вести анализ трудозатрат.
Предполагает два варианта – облачную или коробочную версии.
- Directum
Представляет собой систему электронного документооборота и управления внутри компании. Она охватывает работу всех сотрудников организации в разных областях деятельности, обеспечивает полный цикл ЭДО, при этом может применяться в компаниях, которые используют комбинированный бумажный и электронный документооборот.
Программа позволяет:
- создавать, получать и согласовывать документы;
- управлять производством;
- анализировать показатель эффективности работы;
- обрабатывать заказы и поддерживать весь цикл продаж;
- готовить и проводить совещания;
- обеспечивать другие процессы взаимодействия внутри компании.
То есть это современная система комбинированного документооборота, которая подходит для крупных и средних организаций.
Поставляется в виде коробочной версии, также доступна установка на сервер компании либо облачный формат.
- ELMA
Система управления бизнес-процессами компаний, которая предназначена для:
- моделирования и автоматизации бизнес-процессов;
- контроля исполнительской дисциплины;
- оптимизации и ускорения процессов внутри компании и во внешнем взаимодействии;
- взаимодействия с клиентами;
- управления проектами;
- управления эффективностью.
ELMA является российским программным продуктом и реализует концепцию полного управления предприятием в цифровом формате. Функционал системы предлагает автоматизацию всего документооборота организации.
Может использоваться как в формате облачного сервиса, так и локально – всё хранится на сервере компании.
- ТЕЗИС
Продукт отечественных разработчиков предполагает полный цикл электронного документооборота, включая задачи канцелярии по регистрации и учёту входящих и исходящих документов, контролю исполнения документа. Стоит отметить наличие отдельного модуля для учёта и взаимодействия с обращениями клиентов (заказы, поддержка и др.).
Можно приобрести облачную, коробочную версии или установить на сервер компании.
- DOCSVISION
Российская разработка, которая представляет собой систему для ЭДО полного цикла. Она предназначена для кадрового, внешнего b2b документооборота, внутреннего делопроизводства, создания электронного архива. Функционал предполагает создание карточек документов, папок, систематизированный поиск, распознавание сканированных версий документов и имеет готовые шаблоны. Гибкие настройки позволяют собрать программу «под себя». Юридически значимый документооборот в цифровом формате через операторов ЭДО.
Реализуется только в коробочной версии.
Компания «Такском», являясь оператором ЭДО, предлагает услуги по подключению электронного документооборота «под ключ» и возможность приобрести по выгодным тарифам сервис «Такском-Файлер», который закрывает все потребности вашего бизнеса.
