Переход на электронный документооборот для компании или индивидуального предпринимателя означает автоматизацию обмена документами. Именно поэтому к вопросу внедрения систем ЭДО нужно подходить взвешенно. Какая последовательность должна быть при подключении субъектов бизнеса к ЭДО, зачем нужно заявление на участие в электронном документообороте и кому необходимо его подавать, — рассказываем в статье.
Определение ЭДО и его значение в современном бизнесе
Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена юридически значимыми документами в цифровом формате с использованием электронных подписей (ЭП). Вместо бумажных договоров, счетов, актов и т.п. компании и индивидуальные предприниматели передают файлы через защищённые каналы связи, что ускоряет бизнес-процессы и снижает затраты.
Можно выделить как минимум 4 фактора того, почему ЭДО важен для бизнеса:
- скорость — документы доходят до контрагентов за считанные секунды, а не дни;
- безопасность — каналы передачи данных защищены, использование ЭП исключает риск подделки;
- экономия — не нужно тратиться на бумагу, печать и почту или курьерскую доставку, оборудование или аренду архивных помещений;
- соответствие законодательству — подписанные ЭП документы равнозначны бумажным.
Однако применение безбумажного обмена документами не ограничивается сферой взаимодействия с контрагентами и внутри самой компании.
Преимущества перехода на ЭДО для организаций
Подключение к системе электронного документооборота позволяет любому субъекту бизнеса решить несколько принципиальных задач.
- Соблюдение требований законодательства.
Переход на ЭДО является одним из обязательных требований, например, при работе с товарами, подлежащими обязательной маркировке («Честный ЗНАК»), а также для контроля за прослеживаемыми товарами. С позиции контролирующих органов безбумажный обмен документами делает прозрачной работу субъекта бизнеса, а значит, предполагает меньше проверок.
- Удобство и простота использования.
Весь процесс подготовки, согласования, подписания электронного документа, а также направление его контрагенту в разы быстрее, чем бумажного. Кроме того, для использования ЭДО не нужно специальное оборудование или айти-специалисты — достаточно сервиса ЭДО с простым и понятным интерфейсом не сложнее электронной почты. Такой обмен сможет настроить любой сотрудник компании или ИП.
- Экономия времени и средств.
Установленная один раз система электронного документооборота избавит от необходимости постоянно покупать расходники и «канцелярку».
- Обеспечение сохранности всей документации.
Подключение ЭДО решает вопрос хранения архива документов, которых за годы работы накапливается огромное количество. Больше не нужно искать помещение для размещения всего массива бумажных документов. Даже если с офисом компании что-то произойдёт, документация в электронной форме, в отличие от бумажной, сохранится.
Зачем необходимо заявление на подключение к ЭДО
Обмен юридически значимыми документами, включая «первичку», требует соблюдения определённых условий. Для начала необходимо заключить договор с оператором ЭДО. Субъект бизнеса после приобретения соответствующего программного продукта у оператора и регистрации в нём подаёт ему заявление на подключение к электронному документообороту. Затем оператор ЭДО информирует ФНС России о том, что соответствующий субъект бизнеса теперь ведёт документооборот в безбумажном формате и, соответственно, будет получать все требования и иные уведомления от контролирующих органов именно в электронном виде — в том программном продукте, который он выбирал.
Юридические основания для подачи заявления
Одним из правовых оснований, которое прямо предписывает оформлять и представлять оператору ЭДО заявление об участии в безбумажном обмене документацией, является приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14Н. Данным документом утверждён Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Несмотря на то, что название Порядка говорит только о счетах-фактурах, условия подключения к ЭДО, оговорённые в нём, могут быть распространены на безбумажный обмен в целом.
Структура и содержание заявления
Согласно подпункту «а» пункта 11 упомянутого Порядка, в заявлении оператору ЭДО субъект бизнеса при подключении должен указать следующие данные:
- полное наименование компании или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП;
- адрес юридического лица в пределах места его нахождения или место жительства ИП;
- ИНН субъекта бизнеса;
- сведения о владельцах квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и реквизиты квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП;
- контактные данные;
- сведения о налоговом органе, в котором субъект бизнеса состоит на учёте;
- информацию о согласии на предоставление сведений другому оператору ЭДО.
После подачи заявления о подключении компания или ИП получают от оператора ЭДО идентификатор участника безбумажного обмена.
После подключения заявителя к системе электронного документооборота оператор ЭДО в течение 3 дней направляет в ФНС России сведения об учётных данных нового участника цифрового документооборота (пункт 13 Порядка).
Пошаговая инструкция по подаче заявления
Перед тем как сформировать и направить заявление оператору ЭДО на участие в системе безбумажного документооборота, необходим подготовительный этап, который включает в себя:
- Определение цели перехода на электронный документооборот и внесение его в учётную политику компании. Для этого в Учётной политике организации (форма ПБУ 1/2008 приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н, в ред. от 07.02.2020) необходимо закрепить перечень документов, порядок визирования, использование ЭП, список должностей сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы в ЭДО.
- Оформление квалифицированной электронной подписи для сотрудников и первых лиц компании. Это можно сделать в аккредитованном удостоверяющем центре, например, УЦ «Такском». На сайте Минцифры России опубликован перечень удостоверяющих центров, которые имеют право выдавать КЭП, в том числе для первого лица компании.
- Выбор оператора ЭДО и заключение договора с ним. Оператор ЭДО должен иметь лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, а также соответствовать ряду установленных государством требований (приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@). Компания «Такском» как оператор ЭДО отвечает всем указанным критериям.
- Приобретение программного продукта. Сотрудники компании-оператора помогут подобрать нужный сервис, исходя из целей автоматизации процессов в организации. Например, сервис для сдачи отчётности «Онлайн-Спринтер», систему ЭДО с контрагентами «Такском-Файлер», решения для учётных систем «1С» — «Модуль для 1С» или «1С-ЭДО».
Когда выбранное решение приобретено и готово для работы, оператор, как упоминалось выше, направляет в Федеральную налоговую службу уведомление о том, что субъект бизнеса стал участником электронного документооборота. То есть самостоятельно направлять заявление об ЭДО в налоговое ведомство компания или ИП не обязаны.
После этого субъект бизнеса может работать с контрагентами в цифровой среде путём направления соответствующего приглашения своим бизнес-партнёрам в сервисе ЭДО или принятия такого приглашения от контрагента.
