В летний отпускной период постоянно возникают нештатные ситуации, когда требуется изменить даты отпуска, продлить его или перенести на другое время. Инициатором переноса времени отпуска может быть как работник, так и работодатель. Возможно также, что перенести отпуск надо по объективным причинам.
Перенос отпуска по инициативе работника
График отпусков компания составляет и утверждает в конце каждого календарного года. Но у работников не всегда получается точно спланировать даты использования отпуска. Поэтому, даже в том случае, если работодатель собрал все пожелания работников по периоду отпусков, внёс их в график отпусков, ознакомил с графиком работников, всё равно возникают ситуации, когда работники просят перенести отпуск на другое время.
По общему правилу, график отпусков обязателен и для работников, и для работодателей (ч.2 ст.123 ТК РФ). Поэтому работник должен использовать отпуск в период, предусмотренный графиком отпусков. Но здесь есть нюансы.
Во-первых, имеются категории работников, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время. Например, на отпуск в удобное время имеют право один из родителей (опекунов, попечителей) ребенка-инвалида, несовершеннолетние работники, беременные женщины и другие категории работников. Соответственно, если работник относится к такой льготной категории, он вправе перенести свой отпуск, запланированный в графике отпусков на другое время. Работодатель не вправе отказать такому работнику в переносе времени использования отпуска (письмо Роструда от 20.06.2022 N ПГ/16003-6-1).
Во-вторых, работодатель может пойти навстречу работнику и перенести отпуск по просьбе работника. Трудовым законодательством не запрещено переносить отпуск по просьбе работника на иные даты, чем в графике отпусков, при согласии на это работодателя. Поэтому, если работодатель не возражает против использования работником отпуска в другое время, следует оформить перенос дат отпуска.
От работника в первом и во втором случае следует получить заявление, написанное в произвольной форме. В заявлении работнику следует указать даты отпуска, запланированные в графике отпусков, и новые даты отпуска.
Издавать приказ о переносе времени использования отпуска нет необходимости. Но в том случае, если компания уже успела издать приказ о предоставлении отпуска работника и только после этого получила от работника заявление о переносе времени использования отпуска, следует составить приказ о переносе дат отпуска в произвольной форме. Или ещё один вариант – отменить приказ о предоставлении работнику отпуска и впоследствии издать новый приказ (Письмо Роструда от 18.05.2022 N ПГ/11111-6-1).
Потребуется также внести изменения в график отпусков.
Перенос отпуска по инициативе работодателя
Инициатором переноса времени использования отпуска также может быть и работодатель. Но здесь важно соблюдать следующие требования:
- перенос отпуска возможен только с согласия работника;
- использовать отпуск работник должен не позднее 12 месяцев после окончания того календарного года, за который он предоставляется (ч.3 ст.124 ТК РФ).
Поэтому принять решение о переносе отпуска работника в одностороннем порядке работодатель не может.
Порядок действий по переносу отпуска ТК РФ не устанавливает. Если возникла необходимость в переносе отпуска, рекомендуем действовать в следующем порядке:
- Обратиться к работнику с письменным предложением перенести время использования отпуска. В уведомлении следует проинформировать работника, что он вправе отказаться от переноса отпуска.
- Получить от работника письменное согласие на перенос отпуска. Следует отметить, что ст.124 ТК РФ предусматривает согласие работника, не уточняя, что оно должно быть оформлено в письменном виде. Вместе с тем, во избежание возможных споров, получить согласие работника необходимо именно в письменной форме.
- Внести изменения в график отпусков.
Издать приказ о переносе отпуска следует только в том случае, если приказ о предоставлении отпуска уже был оформлен.
Перенос отпуска из-за болезни
Статья 124 ТК называет ситуации, когда ежегодный оплачиваемый отпуск надо продлить или перенести на другой срок. Это происходит в случаях:
- болезни работника;
- если работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска исполнял государственные обязанности (например, в период отпуска сотрудник был призван на военные сборы).
При этом статья 124 ТК РФ не уточняет, в каких случаях надо продлить, а в каких перенести отпуск. Здесь можно воспользоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169. Данный документ применяется в части, не противоречащей ТК РФ. Так, статье 18 Правил предусмотрено, что, если причина, мешающая работнику уйти в отпуск, наступила до его начала, то отпуск следует перенести на новое время с учётом пожелания работника.
Соответственно, если, например, работник заболел и ему был оформлен больничный лист до начала отпуска, отпуск следует перенести на новый срок. Для этого также следует издать приказ в произвольной форме, предварительно уточнив пожелания работника по датам использования перенесённого отпуска.
