Внедрение новых технологий бывает затруднительным, особенно если оно затрагивает существующие бизнес-процессы. Поговорим о том, как внедрить электронный путевой лист (ЭПЛ) в существующие и годами действующие процессы крупного автопарка.
Подготовка
На данном этапе проводится предпроектное исследование – сбор и анализ информации о будущем объекте автоматизации. В нашем случае объект автоматизации – электронный путевой лист.
Задача исследования – описание процесса работы с путевым листом. На этом этапе определяются информационные потоки и функциональность существующих информационных систем. В дальнейшем это позволит распределить функционал работы с ЭПЛ между интерфейсами внутренний информационной системы и ИС ЭПД. Также предпроектное исследование помогает определить потребности в оборудовании и дополнительных рабочих местах. На основании результатов исследования разрабатывается план внедрения.
Предпроектное исследование внедрения ЭПЛ можно условно разделить на стадии:
- Постановка задачи. Определяются верхнеуровневые задачи. Как правило, стадия начинается с заполнения брифа.
- Сбор первоначальной информации. Менеджер проектов со стороны «Такскома» уточняет данные из брифа и формирует свои знания о бизнес-процессе компании-заказчика. На этом этапе происходит сбор всей доступной информации. Уточняется информация, которая относится к конкретному процессу: от бизнес-ролей, которые контактируют с путевым листом, до средств автоматизации процесса и ресурсных возможностей.
- Верификация процесса. Совместно с заказчиком определяется корректность этапов процесса и их взаимосвязь. На этой стадии становится понятно какая интеграция в минимальном виде нужна для работы с ЭПЛ, какие есть роли и в каких интерфейсах они будут работать.
Результатом предпроектного исследования будет концептуальная схема с зафиксированными этапами работы, которая связана с путевым листом, бизнес-роли, их действия в существующем процессе.
Реализация
Дальше существующий процесс, в котором участвует путевой лист, связываем с утверждёнными Минтрансом правилами обмена электронным путевым листом. Определяем и реализовываем точки интеграции, выстраиваем обновлённый процесс, инструктируем сотрудников.
| ID процесса | Описание процесса | Реализация |
|---|---|---|
| 1 | Инженер колонны формирует пакет документов в учётной системе: заказ-наряд и путевые листы. | В SAP формируют заказ-наряды и на их основе формируются путевые листы в формате XML. Из SAP XML передаётся в кабинет ЭДО (ИС ЭПД) организации через WEB API. |
| 2 | Начальник колонны визирует документы. | В интерфейсе оператора ИС ЭПД «Такском-Файлер» начальник колонны получает Титул 1 ЭПЛ и подписывает электронной подписью (УКЭП). |
| 3 | Диспетчер идентифицирует водителя, проверяет его документы, выдаёт документы на транспортное средство (ТС) | Водитель получает в мобильном приложении Титул 1 ЭПЛ. Начинает отслеживать статус электронного путевого листа. |
| 4 | Медработник проводит дистанционный предрейсовый осмотр водителя. |
Медработник получает Титул 1 в интерфейсе оператора ИС ЭПД («Такском-Файлер»). Идентифицирует водителя, проводит осмотр и формирует в «Такском-Файлере» Титул 2 с результатами осмотра. Подписывает электронной подписью (УКЭП). |
| 5 | Механик проводит технический контроль ТС и снимает показания с одометра. |
Механик получает Титул 1 в интерфейсе оператора ИС ЭПД «Такском-Файлер» на стационарное рабочее место. В «Такском-Файлере» создаёт:
Титулы заверяются электронной подписью (УКЭП). |
| 6 | Водитель принимает ТС у механика. | В процессе работы с ЭПЛ не участвует. |
| 7 | Охранник фиксирует время выезда ТС из автопарка. | В процессе работы с ЭПЛ не участвует. |
| 8 | Записывает данные о работе на линии в журнал учёта | В процессе работы с ЭПЛ не участвует. |
| 9 | Охранник фиксирует время въезда ТС в автопарк. | В процессе работы с ЭПЛ не участвует. |
| 10 | Водитель сдаёт ТС механику. | В процессе работы с ЭПЛ не участвует. |
| 11 | Механик принимает ТС у водителя, фиксируя остаток топлива и показатели одометра. | Механик получает Титул 4 в интерфейсе оператора ИС ЭПД «Такском-Файлер» на стационарное рабочее место. В «Такском-Файлере» механик создаёт Титул 5 электронного путевого листа, фиксируя показатели одометра после рейса. Титул подписывает электронной подписью (УКЭП). |
| 12 | Медработник проводит дистанционный послерейсовый осмотр водителя |
Медработник получает в интерфейсе оператора ИС ЭПД «Такском-Файлер» Титул 5. Идентифицирует водителя, проводит осмотр и формирует в «Такском-Файлере» Титул 6 с результатами послерейсового медицинского осмотра. Титул подписывает электронной подписью (УКЭП). |
Особенности подобной реализации: большинство ролей не имеют доступа к учётной системе, где изначально формируются документы. Лицензионная политика «Такском-Файлера» исключает тарификацию отдельных пользователей системы, в том числе, и пользователей мобильного приложения. Это позволяет наладить надлежащий учёт документов с минимальными затратами на лицензии и минимальными ресурсными затратами на разработку интеграции, поскольку функционал отдельных бизнес-ролей можно вынести на интерфейсы «Такском-Файлера».
Кроме того, интерфейсы корпоративных информационных систем могут быть сложны для освоения. Наши интерфейсы сохраняют минималистичность. Например, интерфейс титула путевого листа о результате предрейсового медицинского осмотра – 4 обязательных поля, и несколько кнопок с предсказуемыми функциями – запутаться сложно – освоить легко.
Сопровождение
Во внедрениях, где требуется интеграция, этап сопровождения можно разделить на блоки:
- Подготовка памяток для участников процесса – поддержка тех сотрудников, кто раньше не работал с ЭДО или информационными системами.
- Инструктаж участников процесса перед запуском – предоставление видеоматериалов по работе с ЭПЛ в интерфейсе сервиса.
- Поддержка технических специалистов, обслуживающих точки интеграции, – поможем разобраться в документации, расскажем, как правильно вызывать API-методы.
- Круглосуточная поддержка пользователей «Такском-Файлера» – если что-то пошло не так, или просто запутались, пользователи могут обращаться в круглосуточную техническую поддержку.
Что важно учесть при внедрении электронного путевого листа.
- Провести предпроектное исследование бизнес-процесса. Связать существующие процессы организации с правилами обмена электронного путевого листа. Начать можно с заполнения брифа.
- Выделить роли и сотрудников, которые работают с электронным путевым листом. Их потребуется обеспечить электронными подписями. Если сотрудников много, можете воспользоваться сервисом «Такском – Управление Сертификатами» для администрирования электронных подписей сотрудников организации – это сократит время на получение электронной подписи и поможет вовремя продлевать действия ранее выданных электронных подписей.
- Рационально распределить выполнение операций с ЭПЛ между интерфейсами внутренней информационной системы и ИС ЭПД.
- Проинструктировать исполнителей и владельца процесса «работа с ЭПЛ». Мы подготовим памятки для исполнителей. А владельцы процесса могут посещать наши вебинары, круглые столы, мероприятия с экспертами ФНС и лидерами рынка.
Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов «Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами. Контакты отдела продаж: 8 (495) 730-73-47 .
